Aanbesteden een vak op zich

Aanbesteden een vak op zich

Toen ik in januari begon met mijn nieuwe functie als inkoopadviseur bij PSI BV dacht ik dat ik wel wist hoe een aanbestedingsprocedure in elkaar stak. We zijn nu ruim een half jaar verder en heb ik mijn mening hierover iets moeten bijstellen. De afgelopen periode was een bijzondere periode vanwege de corona en het thuiswerken, maar het was er één die zeer interessant en zeer leerzaam was.

Vanuit mijn lange commerciële ervaring met aanbesteden – mijn eerste kennismaking met aanbesteden was al in 1998 – klopte het wel dat ik een goed inzicht had in het verloop van het traject vanaf publicatie. Maar ik had mij niet gerealiseerd wat er allemaal aan de voorkant, aan de inkoopkant, moet gebeuren voordat een aanbesteding überhaupt gepubliceerd kan worden.

PSI BV – het inkoopadviesbureau waar ik nu een half jaar werk – is een adviesbureau dat zich met haar dienstverlening richt op organisaties in de publieke sector. PSI wordt ingehuurd door (semi) overheden en andere organisaties om diverse opdrachten binnen de Inkoop in het fysieke en sociale domein op te pakken. PSI BV is o.a. gespecialiseerd in het uitvoeren van operationele activiteiten binnen Inkoop, zoals Aanbestedingstrajecten, contractmanagement en spendanalyses. Maar ook levert PSI ondersteuning bij advisering bij strategische vraagstukken en organisatieontwikkeling.

Een onderdeel van mijn werkzaamheden bij PSI is het ondersteunen van de (senior) adviseurs bij diverse aanbestedingsopdrachten. Bij PSI begeleiden we een aanbesteding altijd met een team van minimaal 2 personen, de projectleider die het aanbestedingstraject stuurt en een adviseur die de projectleider ondersteunt.

Als we een opdracht hebben gekregen om een aanbesteding te mogen begeleiden, is het van belang om helder zicht te krijgen op de vraag van de opdrachtgever. Wat is er precies aan de hand, wat is de context, en wat heeft de organisatie nodig? Daarna kijken we samen met het projectteam van de opdrachtgever wat voor aanbestedingstraject het moet worden: wordt het een openbare of een niet-openbare aanbesteding? Is de te behalen doelstelling duidelijk? En is er al een duidelijk opgezette scope? Is dit allemaal nog niet duidelijk, dan ga je met het projectteam aan tafel om alles uit te zoeken.

Aan de hand van de gevonden gegevens kunnen de aanbestedingsdocumenten opgesteld worden. Denk hierbij aan: een inkoopstrategie, directieramingen, Programma van Eisen of bestekken, inschrijvingsleidraden inclusief alle bijhorende bijlagen. En al deze documenten moeten in een relatief korte tijd opgesteld worden, want vaak lopen de huidige contracten/(raam)overeenkomsten binnen niet al te lange tijd af.

Als alle documenten opgesteld en akkoord bevonden zijn door de interne organisatie van de opdrachtgever, kan de aanbesteding gepubliceerd worden op TenderNed. TenderNed is een website die sinds de invoering van de aanbestedingswet 2012 verplicht gebruikt moet worden om alle aanbestedingen door overheidsdiensten en -ondernemingen te publiceren. Na de aankondiging op TenderNed begint het wachten op de eerste vragen en de uiteindelijke inschrijvingen.

Nu ik het eerste deel van de procedure in een notendop heb uitgeschreven, lijkt het begeleiden van een aanbesteding een simpele klus. Maar vergis je hierin niet. Er komt nog zoveel meer bij kijken dan alleen het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. Je hebt met veel partijen te maken (materiedeskundigen, contractmanagers, assetsmanagers, juristen, directie), die allemaal hun tijd nodig hebben voor hun deel in het proces. Voordat je het weet ben je 3 maanden verder voordat de aanbesteding gepubliceerd kan worden en een inschrijver zijn offerte kan doen

Waar ik na een half jaar zeker achter ben, is dat aanbesteden te leren is voor opdrachtgever en inschrijver, maar het is zeker een vak op zich!

Een belangrijk punt in mijn leerproces is dat ik ervaren heb dat een gedegen voorbereiding zeer belangrijk is. Je moet volhardend zijn en duidelijk aangeven wat er van iedereen die betrokken is bij de betreffende aanbesteding verwacht wordt.

Er is een deadline te halen!