Passend beoordelen. Of hoe heurt het eigenlijk?

Passend beoordelen. Of hoe heurt het eigenlijk?

Je zegt taartje in plaats van gebak.

Dat taartje staat niet in de koelkast, maar in de ijskast.

En als je begint te eten zeg je niet vooraf smakelijk eten, want dat het een goed taartje is spreekt vanzelf.

Als je na het eten van je taartje nog meer aangeboden krijgt, zeg je niet ik zit vol, maar ik ben geheel voldaan, dank u. Of ik ben kenyang, zoals ze in mijn familie zeggen, dankzij mijn oma die in het voormalig Nederlands-Indië is opgegroeid. Maar dat terzijde.

Zoals het dus eigenlijk hoort: behoorlijk, gepast, passend.

Ook voor aanbesteden bestaan passende regels. Passend aanbesteden betekent dat je ervoor zorgt dat je niet alleen voldoet aan de Aanbestedingswet, maar dat de methodiek ook  past bij het onderwerp, de organisatie van de opdrachtgever en de markt.

Maar wat nog weleens vergeten wordt is dat de beoordelingsmethodiek óók passend moet zijn.

Kortom, passend beoordelen.

Wat bedoel je precies met passend beoordelen?

In zijn afstudeeronderzoek beschrijft Tim van der Zande passend beoordelen als volgt:

‘Een passende methodiek is een methodiek die het beste aansluit bij de doelstellingen van de inkopende partij, die leidt tot de winnaar die ook de beste offerte heeft ingediend, die past bij welke inschrijvingen er verwacht worden en de huidige situatie en ontwikkelingen in acht neemt. En deze passende methodiek is passend toegewezen als er een offerte en contract uit komt wat passend is bij hetgeen wat uitgevraagd is en waar de opdrachtgever zowel financieel als kwalitatief tevreden mee is.’

Dat klinkt logisch: waarom zou je het niet doen?

Bijna iedere organisatie werkt met standaarden, formats. Dat scheelt veel tijd en zorgt ervoor dat een bepaald kwaliteitsniveau vastgehouden wordt. Maar door formats zomaar toe te passen en in te vullen, vergeten mensen om na te denken.

Zo wordt nog heel vaak voor iedere aanbesteding dezelfde beoordelingsmethodiek toegepast. Herken je deze formule?

De aanbieder met het laagst geboden tarief of beste kwaliteit, krijgt de maximale score. De andere aanbieders worden aan de aanbieder met het laagst geboden tarief of hoogste kwaliteit gerelateerd met behulp van de volgende formules:

(laagste prijs X maximaal aantal punten) /  te beoordelen prijs  = gewogen score

OF

(beste kwaliteit X maximaal aantal punten) / te beoordelen kwaliteit = gewogen score

De beroemde, of eigenlijk beruchte, relatieve beoordelingsmethode.

Ik beken gelijk dat deze manier ook lange tijd als voorbeeld in ons format stond. Uiteraard met de opmerking erbij dat je per aanbesteding de passende methodiek gebruikt. Wij hebben ons leven inmiddels verbeterd en ons format is nu leeg op dit punt om nadenken te stimuleren.

Want beoordelen kan veel beter, slimmer en meer passend.

Wat gaat er mis als ik de relatieve formule gebruik?

Er kunnen een aantal dingen mis gaan bij het toepassen van de relatieve beoordelingsmethode. Ik noem er twee:

  • De prijs/kwaliteitsverhouding wordt slechter: want iemand met een bagger-kwaliteitsniveau met een hoge prijs alsnog winnen. De wegingsfactoren tussen inschrijvers onderling hangen geheel af van de laagst geboden prijs, en worden slechts gedeeltelijk beïnvloed door de aanbestedende dienst.
  • De zogenaamde rangorde paradox treedt op: als een offerte wegvalt, kan de hele rangorde veranderen. Tot op het hoogste niveau is hierover geprocedeerd.

Het gevolg is dat niet de bést passende inschrijver wint voor dat wat je hebt uitgevraagd. Terwijl dat toch wel de bedoeling is.

Maar hoe doe je dat dan: passend beoordelen?

Zoals met ieder project: vooraf goed nadenken en niet klakkeloos een format invullen. Kies de beoordelingsmethodiek die past bij jouw project.

Meer weten?

Vraag hulp.

En volg onze nieuwste collega Tim van der Zande: afgestudeerd met een 9 en genomineerd voor de Jan van Beckum-scriptieprijs. Of volg het onderzoek dat Gijsbert van den Engh onder supervisie van Jan Telgen uitvoert.

5 verhalen die elke aanbestedingsadviseur moet lezen
 

Dit moet je weten over aanbesteden
 

close-link