Spie-methode gemeente Veenendaal

Spie-methode gemeente Veenendaal

De Spie-methode door PSI

Vanaf 1995 werkt PSI als inkoopadviesbureau vooral voor decentrale overheden. Deze overheden streven ernaar steeds goedkoper, efficiënter en effectiever te handelen. PSI is daarbij een onafhankelijke schakel die innovatie organiseert voor deze overheden via slimme inzet van de markt. Het gaat dan niet alleen om advies. PSI-ers zijn ook doeners die door een hoge mate van standaardisatie projectmatig en gestructureerd werken. De bekendheid van PSI op dit gebied, bracht de gemeente Veenendaal ertoe PSI in te huren om haar te adviseren en te begeleiden bij het onderzoeken en vernieuwen van de inkoopfunctie.

Wat is de Spie-methode?
Maar eerst: wat is de Spie-methode eigenlijk? De Spie-methode is een aanpak om een nieuwe werkwijze te ontwikkelen en implementeren in een organisatie. De verandering komt tot stand via een of meer voorbeeldprojecten. In het voorbeeldproject combineer je denken en doen, waardoor medewerkers en anderen kunnen zien hoe de nieuwe manier van werken er uit ziet. Organisatieveranderingen kunnen lastig zijn en weerstand in een organisatie oproepen. Het helpt wanneer mensen de ruimte krijgen om eraan te wennen. En de kwaliteit van de verandering verbetert wanneer mensen een bijdrage kunnen leveren en inzichten en ervaringen gebruikt worden om bij te sturen. Communicatie is daarom van belang. Door goede communicatie kan de projectleider alle betrokkenen meenemen in de verandering die je wil doorvoeren. Het mooie aan de Spie-methode is dat de verschillende trajecten van veranderen, leren en ervaren, en verbeteren naast elkaar lopen.

De Spie-methode in Veenendaal?
Net als in veel andere gemeenten zijn de primaire processen in Veenendaal ondergebracht in verschillende domeinen – sociaal, fysiek, bedrijfsvoering. Per domein wordt apart ingekocht. PSI heeft geadviseerd om voor elk domein een eigen domein-inkoper aan te stellen met kennis van de inhoudelijke werkzaamheden binnen dit domein.

PSI legde voor de vernieuwing van de inkoopfunctie het advies neer om de Spie-methode te gebruiken. De gemeente Veenendaal volgde het advies op en PSI werd ingehuurd om het domeinenmodel te implementeren.

PSI deed eerst onderzoek op alle afdelingen van de drie domeinen: wat zijn de knelpunten, wat zijn de ambities, welke kaders zijn er, hoe moeten de functies eruit zien etc.. Daaruit kwam een langjarige-planning met daarop de uit te voeren acties. Langjarig omdat je een verandering als deze niet op korte termijn kunt realiseren: zorgvuldigheid is een randvoorwaarde bij een organisatieverandering, en die kost tijd. Het implementatieplan werd vastgesteld en om de implementatie uit te voeren maakte de gemeente Veenendaal de bewuste keuze een interne medewerker als projectleider aan te stellen met de taak mensen aan te nemen en op te leiden. PSI heeft in samenwerking met de projectleider de Spie-methode ingezet. Per domein kwam er een pilot door een voorbeeldproject te kiezen om de medewerkers op de afdeling te laten zien hoe het werkt. Er is gekozen voor de aanbesteding van een groenbestek waarbij de uitvoering van de werkzaamheden door het werkbedrijf en een externe partij geïntegreerd moest worden. Het tweede Spie-project was een make or buy afweging of de schuldhulpverlening door de gemeente in eigen beheer moest worden uitgevoerd of moesten worden uitbesteed. Het derde Spie-project was het afsluiten van een raamovereenkomst voor de inhuur van personeel voor de gemeente.

Met het inzetten van PSI en de Spie-methode zorgt een organisatie dat denken en doen hand in hand gaan bij de verandering. Via de Spie-projecten kan de organisatie alvast kennis maken met de nieuwe manier van werken en wordt er tegelijkertijd gewerkt aan de implementatie van de verandering. Op die manier kan je gelijk ‘aan het werk’ in plaats van te werken vanuit een analyse-fase, en op die manier is het eenvoudiger om mensen bij de verandering te betrekken in een actieve rol. Dat draagt bij aan de kwaliteit van de verandering en aan het draagvlak.