Strategisch adviseurs zitten niet op de bank

Strategisch adviseurs zitten niet op de bank

Vorig jaar deed ons bedrijf mee aan een Europese aanbesteding. De opdrachtgever zocht strategische inkoopadviseurs. Ze stelden nogal wat eisen aan bedrijven om een inschrijving te mogen doen, dus wij werkten samen met Denion.

Tijdens een etentje praatten wij uitgebreid over strategisch adviseren: ons hart ging sneller kloppen. Wij hebben lol in complexe vraagstukken. Die inspireren en maken dat ideeën automatisch opborrelen.

Wat is ons vak toch leuk, zeiden we met blozende wangen tegen elkaar.

Vervolgens pakten we de aanvraag van de opdrachtgever erbij. We hoopten dat ze onze visie vroegen, wat wij onder strategisch advies verstaan en hoe we dat doen en wat onze klanten van ons vinden. Maar helaas. We kregen vooral vragen over de inrichting van ons wervingsproces: hoe selecteren wij een kandidaat, hoe snel leveren wij die kandidaat en stel dat er klachten zijn, hoe gaan we daarmee om?

We hebben in ieder geval een gezellige avond gehad, zei mijn collega, de opdrachtgever zoekt blijkbaar een uitzendbureau voor adviseurs en dat zijn we niet.

Wat is strategisch adviseren?

Volgens de Van Dale betekent strategisch: ‘volgens een weloverwogen plan’.

In de praktijk komt het erop neer dat als wij spreken over strategisch adviseren, wij het hebben over inkoop-inrichtingsvraagstukken die op het niveau van de directie en/of het bestuur van een overheidsorganisatie besproken worden.

Weloverwogen plannen.

En strategische uitdaging stelt hoge eisen aan de adviseur.

Wat kenmerkt volgens ons een strategisch adviseur?

Een hoogopgeleide adviseur die zijn/haar sporen in de praktijk heeft verdiend. Het gaat – zonder uitzondering – om adviseurs die door klanten worden teruggevraagd. Vanwege het resultaat dat zij afleveren én door hun persoonlijke aanpak.

Geschikte hoogwaardige kandidaten zijn schaars. Zij hebben zich door studie en jarenlange oefening bekwaamd, zijn ambitieus en hebben zich in hun werk bewezen. Wie daarin geslaagd is, zit altijd volop in het werk en zit zeker niet op de bank te wachten tot er een klus vrijkomt.

Werkt een strategisch adviseur alleen of samen? Of: uilen vliegen met uilen.

Een strategisch adviseur werkt zelfstandig. Maar hij heeft wel behoefte een maatje, om te kunnen sparren en voor intervisie. Er is daarbij in hoge mate sprake van collegialiteit en vertrouwen.

Alle dingen hebben twee handvatten: alles kan op meer dan één manier bekeken worden.

Hoe bouwt die adviseur een relatie op met zijn opdrachtgever?

Ook met de opdrachtgever zoekt de adviseur die interactie. Daar komt bij dat zo’n adviseur een standvastige professional is die niet beducht is voor tegenslag. Een goed aambeeld vreest de hamer niet.

De adviseur betrekt zijn opdrachtgever in iedere stap, want één ding is zeker: de aard van de opdracht wijzigt tijdens de uitvoering. De adviseur bouwt een professionele relatie met zijn opdrachtgever, houdt hem aangehaakt, maakt afspraken, voert evaluaties uit en spreekt over de voortgang.

Als in de uitvoering meningsverschillen ontstaan, helpt dat binnen die professionele relatie om wegen en doelen aan te scherpen en waar nodig bij te sturen. De adviseur doet dat tijdig en bewaakt doorlopend dat hij/zij afdoende in gesprek is zodat er altijd een gedeelde mening bestaat over de geleverde prestatie. Het belang van de opdrachtgever is en blijft leidend.

Een goede relatie is wederkerig

Een strategisch adviseur voelt zich verantwoordelijk voor een optimale uitvoering van de opdracht. Dat vereist oprechte betrokkenheid en een goede relatie met onze opdrachtgever en alle betrokken medewerkers.

De adviseur werkt aan een professionele relatie met veel persoonlijk contact. Zo houdt hij of zij voeling met de organisatie en betrokken medewerkers om te voorkomen dat er licht komt tussen resultaten en verwachtingen. Zo verzekert de adviseur dat organisatie en betrokken medewerkers meedenken en meebewegen. En bij de eerste indicatie dat dit niet zo is, zoekt de adviseur overleg om dit alsnog gedaan te krijgen. De adviseur wacht niet tot onzekerheid of onvrede uitgroeit tot een klacht, maar reageert proactief op gewijzigde wensen, inzichten of mogelijkheden.

Een goede professionele relatie is gebaseerd op wederkerigheid.

In de praktijk gaan wij er vanuit dat de opdrachtgever net als wij op voorhand bereid is om energie en kennis in de partner te steken, in het vertrouwen dat dit ooit terugkomt. Wij kunnen het werk overnemen, veel toegevoegde waarde leveren en onze opdrachtgever ontlasten. Maar alleen met diens betrokkenheid kunnen wij komen tot de kennisoverdracht en co-creatie die een essentieel onderdeel vormt van het hoogwaardige advies dat wij leveren.

Maar wanneer is zo’n adviseur dan ooit klaar met zijn klus?

Een extern adviseur genereert altijd unieke kennis. Maar omdat de adviseur een professionele relatie heeft opgebouwd met zijn opdrachtgever, heeft samengewerkt en de opdrachtgever bij iedere stap in de ontwikkeling van de opdracht heeft meegenomen, wordt die kennis al ontsloten.

De adviseur maakt zichzelf overbodig.

Op weg daar naartoe, neemt hij de medewerkers van zijn opdrachtgever mee. Er is sprake van co-creatie en coproductie.

Daarbij is de adviseur scherp op ontbrekende kennis of vaardigheid in de organisatie. Die signaleert hij tijdig zodat bijscholing en training kan worden ingezet. Ook op het niveau van interne competenties van de organisatie treft hij voorbereidingen voor een volwaardige overdracht.

Enne, hoe is het met die aanbesteding afgelopen?

We hebben, eigenwijs als we zijn, ingeschreven op de aanbesteding. Gebaseerd op wat we hiervoor beschreven hebben. Om een reactie los te weken.

Natuurlijk kregen we een schriftelijke afwijzing, want, zo was de uitvraag geweest en er kon natuurlijk niet van de criteria afgeweken worden. We gaven immers niet voldoende inzicht in onze systemen en gaven niet aan of we binnen 24 uur een kandidaat konden leveren. We kregen wel een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek: men was nieuwsgierig geworden. Het werd een mooie ontmoeting: we staan nu op het netvlies voor wanneer er iets zich voordoet.

En nu?

Blijven we eigenwijs. En werken we voor organisaties die beseffen dat je voor een strategische klus niet naar een bankje loopt om daar iemand af te plukken. Want een strategisch adviseur maak je beschikbaar.

P.S. meer weten over ons?

Over Denion: Vertrouwd met informatisering van processen in tal van geledingen van de overheidsorganisatie.

Over PSI: Veel ervaring in de organisatie en inrichting van inkoopprocessen en het strategisch positioneren van de inkoop in de relevante markt(en).

Samen delen we een persoonlijke aanpak binnen een flexibele, efficiënte organisatie en een aantoonbare meerwaarde van onze samenwerking voor onze klanten.

5 verhalen die elke aanbestedingsadviseur moet lezen
 

Dit moet je weten over aanbesteden
 

close-link