Verschillende perspectieven

Verschillende perspectieven

Een vrijdagmiddagborrel vlak voor het zomerreces op het terrein van aannemersbedrijf Jansen. De wethouder (Klaas) en gemeentesecretaris (Anja) zijn in gesprek met directeur Jan Jansen: derde generatie van een gerespecteerd familiebedrijf in de gemeente. De gemeente en Jansen werken al jaren samen.

‘Jan, jongen, je hebt het weer goed geregeld’,  zegt Klaas. Hij neemt een hap van zijn bitterbal.

‘Ja, we hebben ook altijd geluk met het weer hè?’. Anita duwt haar zonnebril omhoog en veegt met haar hand langs de brug van haar neus. ‘Wat een heerlijk begin van de vakantieperiode.’

Jan lacht. ‘Nou, als jullie dan ook eens betalen, wordt het helemaal een heerlijke vakantie.’

Anita trekt haar wenkbrauw omhoog. ‘Wat bedoel je? Ons facturatieproces is na de digitalisering juist veel beter.’

‘En toch staan er nog drie facturen open.’ Jan kijkt over zijn schouder, ‘Ehm, ik moet even die kant op.’

Klaas buigt richting Anita: ‘Anita, dat kán toch niet. Kun je dat niet gelijk even dealen?’

‘Ja, tuurlijk. Potverdikkie. Ik dacht dat we het eindelijk onder controle hadden.’ Anita pakt haar telefoon en loopt weg. Als ze terugkomt zegt ze: ‘Geregeld. Ze zeiden dat inkoop de facturen nog niet had geaccordeerd, dus ik heb dat nu gedaan. Na de vakantie zal ik weleens uitzoeken wat er is gebeurd. Het is voor nu tenminste opgelost.’

Diezelfde middag op het gemeentehuis

‘Hoe kan dat nou?’, vraagt Adriaan. ‘Die facturen van Jansen zijn uit mijn werkvoorraad verdwenen.’ Hij leunt op het bureau van Joke en wijst naar het scherm.

‘Die heeft Anita geaccordeerd. Zij mag jou overrulen. En ze was flink pissig, want ze voelde zich erg voor het blok gezet. Dus ik heb haar snel geholpen.’ Joke kijkt op naar Adriaan: ‘Zeg je niet even, dank je wel Joke?’

‘Dat meen je niet? Jansen heeft er een zooitje van gemaakt in de Van Baarlestraat. Maandag hebben we weer een overleg met de juristen erbij. Nu hebben we geen poot meer om op te staan’. Adriaan slaat hard op het bureau.

‘Oh shit, dat wist ik niet. Sorry.’

Wat gaat hier mis?

De gemeente heeft haar governance niet op orde.

Adriaan heeft contact met de juridische afdeling en met iemand van het aannemersbedrijf. En blijkbaar gaat er iets niet goed. Anita en Klaas hebben contact met de directeur van het aannemersbedrijf, maar lijken geen idee te hebben dat er iets niet goed gaat. Joke weet van niets en voert een opdracht van haar directeur uit.

Er is niemand die het overzicht heeft. Iedereen ziet maar een klein deel. Vergelijk het met onderzoekers die geblinddoekt een olifant onderzoeken: de één denkt dat het een slang is, de ander voelt een muur. Pas als ze van een afstand kijken naar het geheel, zien ze de olifant.

Dat kan anders.

Hoe kun je het dan anders doen?

Richt je (inkoop)organisatie slim in.

Ja maar, hoe dan?

Je hebt allereerst iemand nodig die de richting kan helpen bepalen en het overzicht bewaakt. De strateeg.

De strateeg geeft input aan de directie, zodat die directie de juiste make or buy beslissing neemt: doen we het werk zelf of zetten we de markt in?

De strateeg helpt de directie door te vertellen hoe de markt denkt. Die vertelt dat je moet nadenken over de hele keten als je iets in de markt zet. Of dat wanneer je een strategisch onderwerp buiten de deur zet, je een strategisch partner zoekt. En die ervoor zorgt dat contract zo wordt ingericht dat alles in lijn van het contract loopt.

En voorkom je daarmee dan zo’n olifantensituatie?

In ieder geval verklein je dan de kans op zo’n situatie. Helemaal als je het strategische niveau ook in het escalatiemodel inzet. Ter illustratie ga ik weer terug naar mijn inleidende verhaaltje:

Zodra Adriaan als tactisch inkoper constateert dat er gedoe is over het contract, meldt hij dat aan de strateeg. En daarmee de directie. Tegelijkertijd informeert hij Joke op operationeel niveau zodat ze de factuur niet zomaar betaalt. Zo handelt iedereen in lijn van het contract. En wordt je een slim ingerichte (inkoop)organisatie.

Inkoop als strategisch vraagstuk.

Enne, hopelijk ten overvloede, maar zo’n inkoopstrateeg haal je niet zomaar binnen de gemeentelijke salarisschaal 12 binnen.

Ok, maar wat gaat er mis als we onze organisatie níet inrichten op strategisch niveau?

Nou, dan gaat er van alles mis:

  • Je haalt onvoldoende rendement uit je contract;
  • De escalatie loopt niet en leidt tot het olifantenprobleem zoals beschreven in de inleiding;
  • De kwaliteit van dienstverlening gaat achteruit: je betaalt meer of voor iets wat je niet nodig hebt of niet goed is, burgers worden er de dupe van, die stappen naar de krant en als directie of bestuurder gaat je imago achteruit.

P.S. onze organisatie is veel te klein voor zoveel inkopers. Hoe moet dat dan?

Er zijn natuurlijk strategische inkopers die het niet erg vinden om ook op tactisch niveau of zelfs operationeel niveau wat klussen te doen. Maar als je die niet kan vinden, vraag dan eens een andere gemeente om hulp of huur een adviseur in die je verder kan helpen.

5 verhalen die elke aanbestedingsadviseur moet lezen
 

Dit moet je weten over aanbesteden
 

close-link