Europees aanbesteden door de ogen van een adviseur – deel 4

Europees aanbesteden door de ogen van een adviseur – deel 4

Wat ging eraan vooraf? Lees delen 1 tot en met 3 hier.

Geheugensteuntje: wie is wie?

Jan – hoofd afdeling realisatie

Bas – trainee

Peter – medewerker afdeling realisatie

Free – inkoper van de gemeente

Pieter – jurist van de gemeente

Bert – gemeentesecretaris

Janna – de baas van de ‘ik’ persoon, de adviseur

————————————————————————————————————————–

Drie maanden later.

Een gewijzigde opdracht

Op de dag dat ik Janna belde, is ze gelijk bij Bert langsgegaan. Hij schrok zich rot toen zij  het gesprek opende: Bert, ik geef de opdracht terug. Ik wil je met alle liefde helpen, maar eerst moet je vanuit jouw rol duidelijke kaders stellen én eerlijk zijn over wat je echt wilt bereiken. Je hebt ons in een onmogelijke positie gezet.

Na veel overleg en heen-en-weer-gemail kregen wij een aangepaste opdracht:

  1. Ik schrijf met het projectteam een strategie: welke aanbestedingsprocedure en welk contract past het beste bij de renovatie van het stadhuis? Dit doen we via:
    1. Een nieuwe startbijeenkomst;
    2. Het houden van een marktconsultatie;
    3. Het bijwonen van een risicosessie.
  2. Na akkoord op de strategie begeleid ik de aanbestedingsprocedure.

De rol van het projectteam

Alle leden van het projectteam heb ik voor de startbijeenkomst uitgebreid alleen gesproken. Iedereen heeft een eigen rol in het team en er zijn nieuwe leden.

Jan blijkt 1-op-1 verrassend genuanceerd te zijn. Jongen, het zal mijn tijd wel duren. Ik weet dat de wereld verandert, maar ik heb geen zin meer om me aan te passen. Maar ik vertik het om als domme oude zemel opzij te worden gezet door de hoge heren. In de afgelopen 40 jaar heb ik al veel gemeentesecretarissen zien komen en gaan en ik was de stabiele factor. Over een jaar ga ik met pensioen en het is tijd dat iemand anders het overneemt. Laat mij in het projectteam zitten als kritisch meedenker ofzo. Maar laat iemand anders maar de besluiten nemen. Ik ben niet de juiste man om nieuwe dingen te verzinnen.

Na afstemming met Bert en Jan, besluiten we samen dat Jan als nestor aanschuift. Hij kent de organisatie als geen ander en heeft goede contacten met de politiek én de markt. Zijn rol wordt die van criticus. Degene die iedereen met beide benen op de grond houdt. Hij zit overal bij, leest mee, maar besluit niets.

Ik krijg Bas onder mijn hoede. Als trainee heeft hij begeleiding nodig en ik kan de handjes goed gebruiken. Het scheelt de gemeente ook weer in budget, want alles wat Bas doet, hoef ik niet te doen. Hij wordt projectsecretaris. Ik vind het echt cool dat ik mee mag doen en een echte rol krijg. De afgelopen maanden heb ik me best verveeld.

Free blijft ook in het projectteam. Weet je, een volgende keer wil ik zo’n project alleen begeleiden. Dus ik denk en lees graag mee. Namens het projectteam zorgt zij voor de interne besluitvorming.

Pieter wordt de aanbestedingsjurist van de club. Hij zorgt er vanaf nu voor dat alles wat wij bedenken juridisch kan en mag.

Peter moet aan de bak. Hij is eindverantwoordelijk voor de inhoud.  Ongeachte welke contractvorm we ook kiezen, hij zorgt ervoor dat de organisatiedoelen goed vertaald worden in het Programma van Eisen. Ik vond het zó bijzonder dat Jan zo reageerde: ik dacht altijd dat hij de baas wou spelen en daarom dacht ik uiteindelijk ook ‘zoek het maar uit’. Nadat jullie zijn nestor-rol bespraken, heb ik hem uitgebreid gesproken. Hij dacht dat ik lui was en dramde daarom door, want iemand moet toch de knopen doorhakken. We zaten volledig in elkaars allergie. En we gaan vast nog wel eens botsen, maar ik heb nu echt zin in het project.

Ook haken er twee nieuwe mensen aan.

Een technisch adviseur, Wim, een collega van Peter.

En een bouwmanager, Joris, die tijdens de realisatiefase het contract onder zijn hoede neemt. Joris komt van een adviesbureau waar de gemeente in  het verleden wel eens mee heeft samengewerkt. Door de verschillende projecten die hij door het hele land doet, kent hij de marktontwikkelingen heel goed. Vanuit zijn rol zorgt hij ervoor dat we de juiste eisen stellen en een contract schrijven waar de markt blij van wordt.

Ik blijf als procesbegeleider erbij en zorg ervoor dat we de aanbesteding succesvol doorlopen, waardoor de gemeente de juiste opdrachtnemer krijgt.

De architect

Janna heeft Bert doorgezaagd over de architect. Het bleek allemaal niet zo spannend te zijn. Hij heeft inderdaad een vriendje die architect is. Tijdens een verjaardagsfeestje bij Bert thuis heeft hij wat snelle schetsen gemaakt en hij wil graag helpen. Maar er zijn geen afspraken gemaakt over zijn rol of de inzet van zijn bedrijf.

Samen met Bert heb ik een afspraak met hem gehad en verteld wat de huidige stand van zaken is. We weten nog niet hoe we de opdracht in de markt zetten. Joh, ik werk al langer voor gemeenten. Ik weet dat ik misschien wel mee moet doen aan zo’n aanbesteding. Maar ik waardeer het wel dat je geprobeerd hebt om me binnen te halen Bert. Houd me maar op de hoogte.

Het budget

Bert weet inmiddels ook dat hij terug moet naar de Raad om meer budget te regelen voor de renovatie. Ik regel het wel, aldus Bert. Ik weet alleen niet of hij al iets gedaan heeft. Als hij dit niet op tijd regelt dan faalt het project alsnog.

Een nieuwe start

Tijdens de startbijeenkomst zitten we in dezelfde kamer als de eerste keer. De koffiekopjes zien er nog net zo verwassen uit en iedereen zit op dezelfde plek. Maar de sfeer is veranderd. Iedereen zit rechtop en is klaar voor de start. We gaan aan de slag.

PSI zoekt enthousiaste adviseurs. Bij PSI krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen: op ieder niveau. In een informeel team krijg je de kans om dagelijks bezig te zijn met opdrachten die aansluiten bij jouw interesses. Meer weten? Neem contact op met Rachel of klik hier.

Rachel is directeur bij PSI, het inkoopadviesbureau voor de publieke sector en schrijft regelmatig blogs. Dit is het vierde deel van haar column, die maandelijks een vervolg krijgt. Wil je tussentijds reageren op het verhaal, vragen stellen of input leveren? Stuur dan een mailtje naar info@psi-inkoop.nl.

5 verhalen die elke aanbestedingsadviseur moet lezen
 

Dit moet je weten over aanbesteden
 

close-link