Europees aanbesteden door de ogen van een adviseur – slotdeel 5

Europees aanbesteden door de ogen van een adviseur – slotdeel 5

Peter, ik heb jou gevraagd om vanochtend te starten. Wil jij vertellen wat er de laatste maanden is gebeurd?

Peter staat op, doet het licht uit en de beamer aan. Een foto van het huidige stadhuis verschijnt op het scherm.

De projectdoelstellingen zijn niet veranderd. De hoofdreden van het project is dat de huidige indeling niet meer werkt. We hebben ruimte nodig en misschien wel flexplekken. En tijdens die renovatie kan gelijk achterstallig onderhoud worden meegenomen. En kan ons gebouw meer duurzaam gemaakt worden.

Peter kijkt langs de tafel. Als toehoorders knikken we eenstemmig en we zien een volgend plaatje verschijnen. Het nieuwe stadhuis staat erboven. Maar het plaatje is niet veranderd. Het is nog steeds het beeld van het bestaande stadhuis.

Je bent volgens mij iets vergeten, roept Bas. Dit is niet nieuw, maar oud!

Dat klopt, zegt Peter. Maar zoals de zaken er nu voor staan, gaat de verbouwing niet door.

Hij loopt naar het lichtknopje en doet het licht weer aan.

De laatste weken hebben Joris, Free en ik veelvuldig overleg gehad. Met een aantal aannemers uit de buurt waar Jan bij was, met een landelijk kenniscentrum die alles weet van de bouw en met Bert.

Onze projectdoelstellingen én onze raming waren daarbij onderwerp van gesprek. En wat blijkt: we hebben veel meer geld nodig.

Ja, roept Bas, en dat zou Bert toch regelen?

Peter antwoordt rustig. Dat klopt. Maar Bert moest natuurlijk wel weten hoeveel meer geld hij moet vragen aan de raad. Uit de gesprekken met de markt blijkt dat we teveel wensen hebben en te weinig geld. En uit het gesprek met Bert blijkt dat er geen extra budget vrijgemaakt wordt.

Ik had het jou al eerder willen vertellen, hij knikt naar mij, maar ik dacht dat het net zo makkelijk was om dit vandaag gezamenlijk te bespreken. Zoals het er nu voor staat, heeft dit project geen kans van slagen.

Ok, zeg ik, dit nieuws moet ik even laten bezinken. En tegelijkertijd doet het mij goed te horen dat jullie dit voorwerk hebben gedaan.

Ik kijk rond de tafel. De teleurstelling druipt van Bas’ hoofd, maar verder zie ik vooral berusting.

Bas, vraag ik, je komt wat ongelukkig op mij over. Klopt dat?

Ja, nou, ik baal hier echt van, zegt Bas met een timide stem, ik had me hier zo op verheugd! Dit was echt het eerste project waar ik mee aan de slag kon. Ik weet eigenlijk niet wat ik nu moet doen.

Peter kijkt naar Joris en Joris wendt zich tot Bas: ik snap heel goed dat je nu baalt. Maar eigenlijk wordt het vanaf nu alleen maar leuker. We hebben namelijk ook al vastgesteld in overleg met Bert dat er echt iets moet gebeuren met het gebouw. Dus er komt hoe dan ook een verbouwing of renovatie. Jij hebt het geluk dat je nu vanaf moment ‘nul’ mag meedenken en meelopen. We moeten opnieuw onze doelstellingen bepalen en afstemmen met de markt.

Free vult aan: we hebben nu al een soort mini-marktconsultatie gedaan, maar die gaan we nu gezamenlijk écht aanpakken. Want we weten wat ons maximale budget is, maar we hebben geen idee wat de markt ons daarvoor kan bieden. En we weten ook niet wat voor soort opdracht interessant is. Want wij willen misschien wel allemaal nieuwe dingen uitproberen, maar dat kost de opdrachtnemers veel te veel tijd voor wat ze bij ons kunnen verdienen. Dus we onderzoeken ook hoe wij als opdrachtgever zó’n leuke opdracht in de markt kunnen zetten dat partijen ons daarbij willen helpen.

Een zucht van opluchting gaat door de kamer. We hebben nog een lange weg te gaan, maar we hebben wel duidelijkheid: alleen het budget staat vast en voor de rest mogen wij het invullen.

We schenken een nieuwe kop koffie in en stropen onze mouwen op. Tijd voor een nieuwe start.

————————————————————————————————–

Noot van de auteur:

“Dit verhaal was volledig fictief en toch voor velen heel herkenbaar. Mijn doel van dit verhaaltje was om te laten zien dat een Europese Aanbesteding nooit op zichzelf staat. En helemaal in een domein waar de markt in een ongelooflijke ontwikkeling zit. Daar waar jaren geleden aannemers mensen moesten ontslaan omdat er te weinig werk was, kunnen ze nu hun opdrachtgevers uitzoeken. Dus hoe zorg je ervoor dat je als opdrachtgever interessant bent?

Tegelijkertijd kan een aanbesteding niet zonder een goed team met daarin de juiste mensen en goede voorbereiding. De titel van mijn verhaaltje was dan ook misleidend, want we zijn niet eens aan aanbesteden toegekomen. Daar kan ik nog hele boeken over schrijven.

Ik hoop dat je het leuk vond om mee te lezen. Binnenkort zet ik alles om in een e-book, waarin ik bepaalde inkoop- en aanbestedingsonderwerpen nader uitlicht.

Mocht je het leuk vinden om daarover mee te denken, laat het me weten? Je kan me altijd bellen of mailen.

Hartelijke groet,

Rachel Heeringa | 06-46307327 | Rachel.heeringa@psi-inkoop.nl

5 verhalen die elke aanbestedingsadviseur moet lezen
 

Dit moet je weten over aanbesteden
 

close-link