Samen tot het beste resultaat

Samen tot het beste resultaat

Eén van onze opdrachtgevers heeft onlangs een standaardtekst opgenomen in de Nota’s van Inlichtingen waarin aandacht gevraagd wordt voor de per aanbesteding in te dienen documenten en welke voorwaarden daar aan verbonden zijn. In onze opdrachten hebben we het de afgelopen tijd met enige regelmaat zien gebeuren: schijnbaar kleine fouten in de inschrijvingen door inschrijvers. Het gaat dan om vergeten of verkeerd ingediende documenten, te laat aangeleverde bewijsmiddelen, of ondertekening van documenten door personen die hier niet voor gemachtigd of bevoegd zijn.

Dit soort fouten zorgt voor vervelende situaties voor alle betrokkenen: voor onze opdrachtgevers, voor de marktpartijen en uiteindelijk ook voor ons als procesbegeleiders van de aanbesteding. Want hierdoor worden partijen uitgesloten op, zoals de markt het noemt, triviale zaken. En zo krijgen onze opdrachtgevers niet altijd de opdrachtnemer die oorspronkelijk geoormerkt zou worden als inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Een veelgehoorde klacht is: “Is [hetgeen waarvoor de partij uitgesloten wordt] nou echt zo zwaarwegend? ” Vaak moet dan uitgelegd worden dat het Aanbestedingsrecht vrij rechtlijnig is. Fouten mogen maar zelden hersteld worden, alleen als het een nadere precisering betreft of als het een herstel is van een kennelijke materiële fout die de inschrijving niet wijzigt. Elke casus wordt onafhankelijk van een andere casus bekeken, maar het overgrote deel van de eerder genoemde voorbeelden van fouten valt in de niet-herstelbare categorie. Deze conclusie is voor veel mensen in het inkoopvak leesbaar en te begrijpen, maar dat zijn juist de mensen voor wie deze tekst in de Nota van Inlichtingen eigenlijk niet bedoeld is. De partijen die deze ‘fouten’ maken zijn, grotendeels, partijen die niet vaak met aanbesteden te maken hebben. Maar ook grotere partijen die vaker meedingen in aanbestedingen dienen niet altijd foutloos in. De vraag die dan opkomt is of het nou gaat om de beste offerte of om de inschrijver die het beste een foutloze inschrijving kan indienen.

De afgelopen periode heeft PSI bij diverse aanbestedingen geprobeerd deze partijen zoveel mogelijk te helpen en, voor zover toegestaan, te begeleiden in de aanbestedingstrajecten. De verschillende contactmomenten tussen de aanbestedende dienst en de marktpartijen staan daarbij staan centraal.

Veel personen, bij zowel aanbestedende diensten als bij marktpartijen, denken dat contact tussen de aanbestedende dienst en de markt in voorbereiding van en tijdens een aanbesteding niet toegestaan is. Niets is minder waar! Zo is er de mogelijkheid dat betrokkenen ter voorbereiding van een aanbesteding een marktconsulatie houden in schriftelijk vorm of in een plenaire setting zoals bijvoorbeeld een paneldiscussie. Als de aanbesteding is gestart, bestaat de mogelijkheid contact te hebben met potentiële inschrijvers door een inlichtingenbijeenkomst te organiseren. Ook kunnen er individuele inlichtingenbijeenkomsten georganiseerd worden of kan men zelfs (wanneer de randvoorwaarden kloppen) een aanbestedingsvorm kiezen die deze interactie stimuleert zoals een concurrentiegerichte dialoog of een mededingingsprocedure met of zonder voorafgaande bekendmaking. In deze genoemde voorbeelden kan een aanbestedende dienst zaken toetsen of informatie ophalen om uitvragen te verbeteren. Op die manier kunnen marktpartijen ook innovaties in de week leggen bij aanbestedende diensten en hun eigen ideeën over mogelijke oplossingen toetsen.

De soms pijnlijke realiteit van het moeten uitsluiten van kwalitatief goede inschrijvingen en het toepassen van bovenstaande mogelijkheden om in contact te treden met partijen die mee willen doen aan een aanbesteding, heeft mij gebracht bij een aantal afwegingen bij aanbestedingstrajecten waar ik bij betrokken ben.

  • Ken je de markt?
    Wie zijn de partijen? Zijn deze partijen bekend met aanbesteden? Wanneer partijen onbekend zijn met het aanbesteden of dit relatief weinig doen, kan het de moeite waard zijn een inlichtingenbijeenkomst te houden: om de essentie van het traject toe te lichten, de documenten kort te doorlopen en hen te helpen met wat er ingediend dient te worden, wie wat moet tekenen, etc.
  • Doe je iets innovatiefs?
    Vraag je een innovatieve oplossing uit? Gebruik je een procedure die niet heel gangbaar is? Dan kan de informatie voor veel mensen nieuw zijn. Ook wanneer het een markt betreft met partijen die bekend zijn met aanbesteden. In dat soort gevallen kan het de moeite waard zijn dit vooraf te toetsen in een marktconsultatie en/of informatie te verschaffen in een inlichtingenbijeenkomst. Innovatieve oplossingen kunnen getoetst worden tijdens individuele inlichtingenbijeenkomsten of in onderhandelingsgesprekken tijdens mededingingsprocedures. Ook dit zijn vaak onbekende methodes.
  • Zijn de documenten echt nodig?
    Aanbesteden is voor veel bedrijven een enorme ‘papierwinkel’. Voeg dus niet klakkeloos elk document toe aan een aanbesteding maar bekijk welke rol een document vervult en of het echt noodzakelijk is. Door minder documenten te vragen, verklein je de kans op een onbevoegde/niet gemachtigde of vergeten handtekening en/of het vergeten van een document.

Veel inkopers/inkoopadviseurs zullen een aantal punten vaak al onbewust toepassen, maar voor mij is het maken van een bewuste afweging hierin erg belangrijk. Af en toe kost het je een aantal uur extra. Wanneer dat voorkómt dat de best passende inschrijver uitgesloten wordt en de beste opdrachtnemer wordt gecontracteerd, is het de tijdinvestering meer dan waard.